ブログ担当 Excelコース担当の久米です。
今回はファイル管理に関する話題です。
突然ですが、皆さんの中でパソコンで扱う電子ファイルのタイトルに「一定のルール」を設けている、と言う方はどれほどいらっしゃるでしょうか？
日常的にファイルを扱う職業の方は、会社や組織でルールが決まっている方も多いかと思いますが、PCや電子ファイルを扱うことにまだまだ慣れていない方は、ファイルの名称にルール？
とお思いの方もいらっしゃるかもしれません。
今回はファイル・資料の整理において、ファイルの名称の付け方をルール化することによって業務効率化が進む事の実例を紹介したいと思います。
特にこれから事務系の職種に転職されようとしている方には是非ご一読頂きたい内容になっています。
ファイルの名称をつけるのにあたってよく言われることが、以下の3つのポイントを意識すると整理が進むようになりやすい、というモノです。
- 何に関するファイルか
- いつファイルを作成したか
- バージョン（改訂を何回したか？）情報
以上の点を意識してファイルの名称を作ると他の方が見ても良い整理がしやすいファイルになると思います。
まずは１に関して一例を示します。
この整理だと、例えば「2018年10月売上データ」という資料は、「何」に関するデータかわかりますが、「どの部署のデータか？」等、同じ会社等の他の方が見たときに何のファイルか、情報が少し不足しています。
また、「Excelコース_第◯回」となっているデータは、「Excelコースの第◯回で使用する資料なんだな」ということはわかりますが、同じ会社等の他の方が見たときに中身が何に関する資料なのかが一目ではわかりません。
このように「他の人が見て中身が大体わかるかどうか？」がファイル名称における鉄則です。ただし、あまりに情報を入れ過ぎるとファイル名が長くなりすぎてしまうので、過不足ない適切な文字数を心がけましょう。目安は30文字以内にするとよいと思います。
２についても一例を紹介します。
いつファイルを作成したかと言う事について情報があることによって、その資料の新旧の状態を把握することができます。
この例のように、さらに5つの情報を西暦から8桁で頭に数字を入れておくとファイルの名前でソート（並び替え）をした際に、上から順に作成の時系列でファイルを並べることができます。
こうした名称で統一をしたルールにしておくことで、資料の新旧管理、整理を進めやすくなります。 更新日で見る方法もあるのですが、上記２の例のように、一旦少しでも資料を操作してしまうと更新日は更新されてしまうので、ファイルの名前に日付を入れる方が確実に記録に残ります。
特に上記のように、一つのファイルを複数回修正したりする際に、この日付を入れる手法はとても有効です。
一方１での例のように、複数の種類のファイルが一つのフォルダに混在しており、特に時系列で並び替えの必要が無い場合、日付は名称に入れない、もしくは名称の末尾に日付を入れることで、資料の整理はしやすくなりますので、試して見てください！
さらにバージョン番号を必ずつけておくことで最新のバージョンがどのファイルがと言うことを正しく他の方が確認できるようになります。
1人でファイルを作る場合は、このようなバージョン管理をせずとも自分の記憶で何とかなりますが、他の人と同一ファイルを操作する場合には、バージョン番号がないとどのファイルを再修正して良いかが分からなくなってしまいます。
こうしたファイルの名称1つでも、他の方との共同作業における業務の効率化ファイルの閲覧性の向上につながるので、意識したことがないという方は是非、上記を元に意識的にファイルの名称を作成してみることをおすすめします。
最後でお読み頂きありがとうございました！！
