ブログ担当 Excel講座を担当しております、松尾です。
今回は、これから事務職等に転職する方向けに、ExcelやWord、PowerPointについてご紹介します。
ExcelやWord、PowerPointを取り上げた理由は、事務系の職場ではよく利用されるソフトウェアだからです。 これらの特徴や用途を事前に知っておくことで、初めての作業に対する戸惑いを少しでも減らせると思われます。
そもそもExcelやWord、PowerPointとは、MicroSoft社が提供しているソフトウェアであり、まとめて「Officeソフト」とも呼ばれています。 「Officeソフト」という名前から、なんとなくオフィスで使われるものなんだろうな、とイメージを持っていただけたら嬉しいです。
「Officeソフト」の中でも本日ご紹介する3つのソフトウェアは、特に利用頻度の高いものなので、ぜひ覚えてみてください！
Wordとは？
Wordはずばり、「文書を作るため」のソフトウェアです。
端的に言ってしまえばこれだけなのですが、もう少しWordの便利さをわかりやすくするために、メモ帳と機能を比較した表を作成してみました。 以下の表をご覧いただくだけでも、Wordに様々な機能があることを感じていただけるのではないでしょうか。
| Word | メモ帳 | |
|---|---|---|
| 文章を書く | 〇 | 〇 |
| 文字の装飾を付ける （太字、下線、色を変える、大きさを変える、フォントを変える等） | 〇 | ✖ |
| ページ番号を付ける | 〇 | ✖ |
| 表題や見出しをつける | 〇 | ✖ |
| 表紙や目次をつける | 〇 | ✖ |
| レイアウトを変える | 〇 | ✖ |
| 図や表を挿入する | 〇 | ✖ |
実際にサンプル文書を用意しました。
サンプル文書のように、文書の一部分を左揃えや中央揃えにすることや、タイトルを大きく表示させたりすることがワンクリックでできます。
このようにWordは文書を作成することに適しているソフトウェアです。
PowerPointとは？
PowerPointとは、ずばり「プレゼンで大画面に表示させるときの資料をつくるため」のソフトウェアです。
実際にExcel体験～業務効率アップ講座～で使っている資料が以下の通りです。
Wordサンプル文書と比較すると、文字が少なかったりグラフが載せられていたり、色がたくさん使われていたり… じっくり読みこんで理解する、というよりはぱっと見るだけで内容がなんとなく理解できるような資料になっていることがわかるかと思います。
このように、PowerPointは情報をわかりやすく載せることに優れているソフトウェアです。
また、データを紙に印刷することで配布用の資料にもできます。
Excelとは？
Excelは「表計算ソフト」と呼ばれています。つまり、「表を作ったり計算したり、データをわかりやすく整理するため」のソフトウェアです。
言葉だけではなかなかイメージしづらいと思うので、以下のサンプルデータをご覧ください。 左側の表はただの表に見えますが、実は合計欄と平均欄はそれぞれSUM関数とAVERAGE関数を利用しています。 Excelでは関数を利用することで、電卓を使う手間が省けたり、目視で確認すると時間がかかる作業を簡単に済ませることができます。
また、表から簡単にグラフを作成することもできます。
このように、Excelは数字データをわかりやすくまとめたり、グラフや表を簡単に作ることができます。
まとめ
「Officeソフト」でよく利用されるExcel/Word/PowerPointがそれぞれどのようなものか、なんとなくイメージを持っていただけたでしょうか。 最後に、簡単にそれぞれの利用用途を表にまとめました。
| Word | PowerPoint | Excel |
|---|---|---|
| 文書作成ソフト | プレゼン資料作成ソフト | 表計算ソフト |
この中で＋ITとして講座を開催しているのはExcelのみですが、講師陣はWordもPowerPointも基本的に利用できるので、 WordやPowerPointで質問がある方はぜひお気軽にわいわい会にご参加ください！
最後まで読んでくださってありがとうございました！
