ブログ担当 Excelコースを担当しております、松尾です。
突然ですが、新社会人のみなさま、おめでとうございます！
これから業務を始めていくにあたって、新人の仕事として「議事録作成」を担当される方もいらっしゃると思います。
そのような方向けに、議事録の取り方をお伝えいたします。
そもそも会議の目的って何？
突然ですが、会議って何のためにやるものなのでしょうか。
なぜ会議を実施するのか、を考えてみるとなんとなくイメージしていただけると思うのですが、
会議は「何かを決める」ために実施します。
会議を実施する目的は「何かを決める」こと、というわけで、議事録を取る際に意識すべきことが2つあります。
意識すべきことの1つ目は「何が決まったか」すなわち「決定事項」です。
議事録を取る際には、会議の内容を聞きながら「決定事項」が何なのかを意識しましょう。
決定事項に伴い、新たに必要なタスクが発生することがあります。
というわけで意識すべきことの2つ目は、「必要なタスクは何か」「そのタスクの担当者は誰なのか」「そのタスクはいつまでに実施すべきなのか」ということです。
会議が終わった後にやるべきこととその担当者、期限を意識しましょう。
なお、日本企業ではよく実施される「情報共有」のための会議は開催する必要がないと考えられています。
参考サイト：https://workstyle.ricoh.co.jp/article/meeting-types.html
とはいえ実際に情報共有のための会議で議事録を取る場面もあるかと思いますので、その時は頑張ってタイピングしてください。
事前の準備
会議の前に実施しておく下準備をご紹介します。
まずは、会議主催者に会議の議題、アジェンダを確認しましょう。
そうすることで会議の内容を理解しやすくなります。
また、会議の議事録には誰が参加したのかを記載する必要があるので、事前に会議参加者を把握しておきましょう。
議事録はフォーマット化されていることもあるので、事前にフォーマット内容を確認し、
他に必要な情報はないかを確認しておくとより良いと思います。
会議中
会議が始まったら、漏れがないようひたすらタイピング！！！と思っている方がいらっしゃるかもしれませんが、
漏れがないようにがんばっても漏れてしまうことが多々あります。
ですので、「漏れが出てしまう」前提で、後から確認できるように録画・録音できる環境を整えておきましょう。
ただこの辺りは企業ごとの環境に左右されるので、事前に先輩や上司の方に相談してくださいね。
タイピングに必死な時はなかなか難しいかもしれませんが、
可能であれば「決定事項」「タスク」が何なのか、そのタスクはいつまでで誰が担当なのか、を意識できるとよいですね。
すべての情報を同じように書いてしまうと後から見返すときにどれが決定事項なのか、タスクの担当者は誰なのかが
最初から最後まで読まなければわからなくなってしまいます。
あとから自分のメモを見た時にぱっと「決定事項」「タスク」がわかるようにするために、
重要な部分は記号やマークを使って目立たせておくのもよいと思います。
会議終了後
会議が終わった後は、メモを確認して議事録を清書してきます。
フォーマットが定められている場合はフォーマットに従って書いていきましょう。
内容に抜け漏れがある場合は、録画・録音を見返すか周りの先輩に相談してください。
議事録が完成したら、内容を先輩や上司に確認してもらいます。
もし指摘があれば修正を行い、再度レビュー依頼を行います。
先輩や上司からOKが出たら会議参加者に議事録を展開します。
展開相手が社内メンバーに限られるのか、社外の方も含むのかによって展開手段が異なります。
ここの部分も事前に周りに相談するようにしてください。
また、会議の内容でわからない部分があった場合には自分で調べてみて、
それでもわからなければ先輩に聞いて疑問点を解消しましょう。
まとめ
本日は、「議事録の取り方」をご紹介させていただきました。
上記内容を一読した方は、「なんだか先輩や上司に相談することが多いな」と感じられたかもしれません。
そうです、社会人として業務を進めていく上では「報告・連絡・相談」が必要不可欠となります。
100%自信を持てる内容以外はぜひ周りの方に確認するようにしてください。
自分から確認するようにすると、周りから「わからないことがあると自分から聞きに来てくれる」人だと認識してもらえます。
そうすると、周りは安心して仕事を任せることができます。
逆に、なかなか自分から相談しに来ない人には、
「本当にわかってるのかな？」「わからないまま進められると困るな」という具合に仕事を任せるのが難しいと思われてしまいます。
おそらくこうだろうな、という内容でも「念のための確認なのですが…」という風に確認するようにしてみましょう。
慣れない社会人生活で大変なこともあるかと思いますので、もし話を聞いてほしい！という気分になった時はぜひわいわい会へお越しください。
みなさまのご参加お待ちしております。
